Wissens- und Informationssysteme
Was eine Organisation weiß, steht selten an einer Stelle. Ein Wissenssystem sammelt es ein und macht es auffindbar, auf offener Software und auf Ihrer Infrastruktur.
Was eine Organisation weiß, steht selten an einer Stelle. Es liegt in Postfächern, auf Laufwerken, in Köpfen und in einer Ablage, deren Ordnung nur noch die Person versteht, die sie angelegt hat. Ein Wissens- und Informationssystem sammelt das ein und macht es auffindbar.
Werkzeuge
Wie bei den anderen Bausteinen arbeite ich mit offener Software. Wiki.js und DokuWiki eignen sich für Handbücher, Verfahrensbeschreibungen und alles, was sich als Seite schreiben lässt. XWiki und MediaWiki setze ich ein, wo Struktur, Rechte und Vorlagen gefragt sind, und Nextcloud Collectives, wenn das Wissen dort stehen soll, wo die Dateien schon liegen.
DokuWiki kommt ohne Datenbank aus und speichert in Textdateien, was Sicherung und Umzug einfach macht. Wiki.js ist die modernere Oberfläche mit Volltextsuche und Rechteverwaltung. XWiki kann strukturierte Felder und Formulare, MediaWiki trägt große Bestände und viele Autor*innen. Welches passt, entscheidet der Fall, nicht die Vorliebe.
Meine Aufgaben
Zuerst kläre ich mit Ihnen, worum es geht: Welches Wissen fehlt regelmäßig, wer sucht es, und woran scheitert die Suche heute? Daraus folgt die Auswahl des Werkzeugs, nicht umgekehrt.
Dann richte ich das System ein. Dazu gehören die Struktur der Inhalte, Rechte und Zugänge, die Übernahme vorhandener Bestände und die Anbindung an das, was schon läuft.
Danach kümmere ich mich um den Betrieb: Aktualisierungen, Sicherungen und die Einweisung derer, die schreiben und pflegen. So bekommen Sie Beratung, Prototyp, Umsetzung und Pflege aus einer Hand.
Standort
Das System läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Das Wissen einer Organisation gehört nicht auf einen fremden Dienst, dessen Bedingungen sich ändern können. Offene Software gibt Ihnen die Wahl, wo es liegt.
Vorbehalte
Skeptisch bin ich bei einem System, das niemand pflegt. Ein Wiki, in das ein halbes Jahr lang niemand schreibt, ist schlimmer als keines: Es sieht aus wie eine Auskunft und gibt eine falsche.
Ebenso skeptisch bin ich, wenn alle Dokumente an einem Ort landen sollen, nur weil es möglich ist. Ein Wissenssystem beantwortet Fragen, eine Akte verwaltet Vorgänge. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und ein Werkzeug, das beide zugleich erledigen soll, erledigt meist keine davon gut.
Häufige Fragen
Wiki oder Dokumentenablage?
Ein Wiki beantwortet Fragen, eine Ablage verwaltet Vorgänge. Wer beides in ein Werkzeug legt, bekommt meist keines von beiden gut.
Was passiert mit dem, was schon da ist?
Bestehende Seiten, Handbücher und Ordnerstrukturen lassen sich übernehmen. Wie viel davon sich lohnt, zeigt eine kurze Sichtung: Vieles ist veraltet und wandert nicht mit.
Wer schreibt später hinein?
Ihre Leute. Ein Wissenssystem, das eine einzelne Person pflegt, hält genauso lange wie ihre Aufmerksamkeit. Einweisung und eine verabredete Zuständigkeit gehören deshalb dazu.